• La sensibilisation est essentielle pour diminuer le gaspillage alimentaire lors de votre événement. Les organisateurs doivent informer les participants dès l’inscription des impacts sociaux et environnementaux du gaspillage.

Exemples de messages à intégrer à vos communications :

« Savez-vous qu’au cours d’un événement, chaque participant produit en moyenne 125 g de déchets alimentaires ? Aidez-nous à limiter ce gaspillage en confirmant ou en annulant votre présence à temps. »

• Facilitez la collecte d'informations à l’inscription sur la présence des participants

N'oubliez pas d'inclure une question sur la présence ou non de votre participant lors des temps de restauration. Cela concerne également les cafés d'accueil qui sont souvent oubliés.
Dans le questionnaire d’inscription par exemple, vous pouvez intégrer une question "Prévoyez-vous de rester au cocktail déjeunatoire ? Oui / Non."
 

• Agissez sur l’ajustement des quantités aux moments-clés.

3 temps forts sont identifiés par les traiteurs pour communiquer et ajuster au plus près du réel les quantités : lors de la commande à J-15, lors de la commande des denrées à partir de J-8 et préparation / le jour de l’événement : 4 heures avant la rupture de la chaîne du froid.

• Durant votre prestation de restauration, mettez en place un émargement ou un comptage systématique des participants.

Ces actions encouragent les convives à prendre conscience de leurs choix et à collaborer à la réduction des déchets.

Outre la limitation des buffets, qui génère un grand taux de gaspillage alimentaire, limiter l’offre de menus spéciaux permet également de diminuer les repas non consommés / non demandés le Jour J.

• Limitez les menus spéciaux aux seules allergies alimentaires à l’inscription, ce qui évitera de produire des menus non réclamés par la suite. 
• Privilégiez les entrées végétariennes, convenant à la plupart des régimes alimentaires.

Prenez connaissance du parcours utilisateur des participants permet d’éviter de doublonner les temps de restauration, notamment aux temps de petits-déjeuners.
Dans le questionnaire d’inscription par exemple, vous pouvez intégrer une question "Prévoyez-vous de prendre un petit-déjeuner à l’hôtel avant l’événement ? » ce qui permettra d’éviter la redondance des repas.

Ajuster au maximum vos quantités pour éviter les repas payés non consommés

• Luttez contre la peur de manquer, notamment entre J-15 et J-8 !
• Si c’est vraiment nécessaire, mettez en place avec le traiteur un stock tampon de produits non transformés de longue conservation utilisables en dernière minute en cas de manque de visibilité
• Adaptez les portions en fonction des prestations choisies et du profil des convives (femmes/hommes, métiers, etc.)

Un élément parfois oublié et pourtant nécessaire, pensez à revoir avec le site d'accueil et le traiteur le meilleur arrangement pour fluidifier la distribution et la consommation à la fois pour le participant et le traiteur.

• Organisez l’espace pour garantir une préparation et un service efficace
• Favorisez une bonne gestion des flux pour l’accès des participants à la restauration.

Pour éviter le manque de temps pour consommer, et donc les denrées jetées car non consommées, intégrez dès le début un temps de restauration suffisant, et respectez le temps nécessaire communiqué par le traiteur (ex : un retard dans le déroulement de l’événement peut empêcher le service d’un repas dans les bonnes conditions en raison d’un timing trop serré).