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Comment organiser une conférence ou un colloque ?
De la définition du programme à la tenue de l’événement, l’organisation d’une conférence ou d'un colloque implique de nombreuses étapes. Comment choisir une salle ? Quelles solutions de restauration et d’hébergement ? Tour d’horizon des principales étapes qui attendent l’organisateur d’une conférence ou d'un colloque.
Nos conseils pour organiser une conférence ou un colloque réussi
Le choix du type de conférence ou colloque
Le choix du type de conférence ou colloque
La thématique de votre conférence ou colloque
Que ce soit pour promouvoir un produit ou un service, échanger sur un sujet d’actualité, rayonner grâce à l’intervention d’éminentes personnalités ou présenter une solution à la presse, réfléchissez avec intérêt à votre objectif principal.
Le terme "colloque" désigne généralement des réunions de spécialistes pour discuter et confronter leurs opinions sur un thème ou un domaine donné. Il est surtout utilisé dans le monde scientifique, politique ou économique.
Le terme "conférence" désigne quant à lui plus largement des interventions sur un sujet donné.
Le format
Il vous faut déterminer si vous souhaitez que votre conférence ou colloque dure quelques heures, une demi-journée, une journée, ou même jusqu’à 2 jours.
Dans les usages, une conférence dure quelques heures voire une journée, tandis qu'un colloque peut avoir lieu pendant plusieurs jours.
Le budget sera bien entendu plus ou moins conséquent en fonction de cette durée.
Le choix de la salle
Le choix de la salle
Pour choisir le lieu d’accueil idéal de votre conférence ou colloque, différents critères sont à prendre en compte : sa localisation et son accessibilité, la capacité d’accueil, l’organisation des espaces et leur modularité, les équipements proposés…
L’équipe du Bureau des Congrès est là pour vous aider à faire votre choix.
La capacité
De quelques dizaines à plusieurs milliers de participants, l’organisation d’une conférence ou d'un colloque nécessite de trouver un lieu adapté à la capacité prévue. Vous trouverez à Nantes et Saint-Nazaire des espaces à la hauteur de votre événement, pouvant accueillir tout type de capacité, et jusqu’à 4 500 personnes.
La localisation et l'accessibilité
Le lieu de votre conférence ou colloque devra être bien desservi par les transports en commun et facilement accessible depuis la gare et l’aéroport. La proximité ou la facilité d’accès au cœur de ville est un plus. Afin d’inclure tous les publics, il conviendra de vous assurer que le lieu est accessible aux personnes en situation de handicap.
L'organisation et l'espace
Amphithéâtres pour des événements de grande capacité ou salles plus intimistes pour des événements en petit comité... Le lieu d’accueil de votre conférence ou colloque devra être modulaire pour s’adapter aux différents contenus de votre événement.
Les équipements et animations
En fonction du contenu et du standing de votre événement, l’équipement de la salle aura toute son importance : mobilier de scène, écrans, éclairage, sonorisation, matériel de projection, cabines de traduction… Les équipes techniques du lieu d’accueil de votre conférence ou colloque seront à même de vous conseiller.
Un nouveau format d'événement a fait son apparition ces dernières années : l'événement hybride. Un événement hybride a lieu physiquement et simultanément en virtuel. Ce type d'événement permet à votre conférence ou colloque de se dérouler quelles que soient les contraintes géographiques, de décalage horaire ou de restriction de déplacement. Une fois votre événement passé, il pourra également être rediffusé en replay. De plus en plus de lieux sont équipés pour recevoir ce type d'événement : le Bureau des Congrès de Nantes et Saint-Nazaire peut vous recommander des partenaires.
L’animation digitale de votre événement doit également être anticipée si vous souhaitez une interaction entre votre public et les intervenants (sondages en direct, remontée de questions…)
S'organiser autour de l'événement
Organiser un colloque ou une conférence, c’est aussi penser aux aspects logistiques et organisationnels liés à l’événement : quelle restauration choisir ? Où seront logés vos participants s'il a lieu pendant plusieurs jours ?
Autant de sujets qui contribueront à la réussite de votre événement.
L'hébergement
Assurer l’hébergement de vos participants fait partie des incontournables de l’organisation de votre conférence ou colloque. La ville hôte doit proposer un nombre suffisant d’hôtels et de chambres pour être en mesure d’accueillir tous vos participants sur toute la durée de l’événement. Les hôtels seront idéalement situés à proximité du lieu de conférence ou bien desservis par les transports en commun.
La restauration
Votre événement durera quelques heures ? Une demi-journée ? Une journée ? La restauration des participants a toute son importance dans l’organisation de votre conférence ou colloque.
Si la conférence a lieu la matin, offrir un petit déjeuner d’accueil à vos participants est apprécié. Pour une conférence d’une demi-journée, il est prudent de proposer une pause-café pour offrir un moment de respiration à vos participants et permet une meilleure concentration en 2ème partie de conférence. Cela leur permet également la possibilité d’avoir un temps d’échanges informel entre les prises de parole.
Votre conférence ou colloque a lieu pendant toute la journée : restauration assise avec un traiteur, panier-repas, food truck, restaurants à proximité… de nombreuses options sont possibles !
La gestion des entrées de vos invités
Votre conférence ou colloque peut être gratuite ou payante. Dans les deux cas, et en fonction de l'envergure de votre événement, pensez à faciliter la gestion de l'accès à votre événement en faisant appel à un prestataire pour créer une billetterie en ligne. Elle permet également de segmenter le type d'invités par catégorie (participants, VIP, etc.).
Pour un événement d'une dizaine de personnes, un listing papier pourra suffire.
Communiquer sur l'événement
Communiquer sur l'événement
Que ce soit en amont, pendant ou après votre colloque ou conférence, vous aurez besoin de communiquer sur votre événement : pour convier vos participants une fois la date choisie, pour rayonner largement auprès de votre communauté, pour annoncer la tenue de la conférence ou du colloque dans la ville ou encore, à l’issue de l’événement, pour retrouver les contenus et temps forts. Si vous seul maîtrisez les sujets relatifs à votre événement, notre équipe pourra vous apporter une aide précieuse pour communiquer sur la destination.
Organiser un événement éco-responsable
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