Votre événement
Comment organiser une convention ?
Vous organisez la prochaine convention annuelle de votre entreprise, de votre association ou de votre communauté ? Comme tout événement d’envergure, la convention se prépare bien des mois à l’avance. De la location de la salle à la restauration, nous avons quelques pistes pour vous y aider !
Organiser une convention
Nos conseils pour organiser une convention réussie
Le choix de la salle
Le choix de la salle
Parce qu’elle n’a généralement lieu qu’une fois par an voire tous les deux ou trois ans, la convention est un moment fort pour votre entreprise ou votre communauté. Centre de congrès ou d’exposition, château, site touristique, culturel ou insolite, vous trouverez à Nantes et Saint-Nazaire un cadre inspirant et un lieu à la hauteur de cet événement !
La capacité
Que votre convention s’adresse à quelques dizaines ou plusieurs centaines de participants, la location d’une salle bien dimensionnée s’impose comme l’un des premiers critères de réussite. Assurez-vous en amont de la disponibilité de salles adaptées au moment de votre événement.
L'organisation et l'espace
Au-delà de la capacité d’accueil du lieu, veillez à ce que l’organisation des espaces se prête aux différentes séances que vous aurez prévues : auditorium pour les séances plénières, salles de réunions pour les ateliers, espaces de convivialité, etc.
Les équipements
Écran géant, régie son et lumière, décors de scène… En fonction de l’ambiance et du standing que vous souhaitez donner à votre événement, vous choisirez une salle bien équipée, qui contribuera à faire de votre convention un temps fort de communication.
La localisation et l'accessibilité
Le choix d’un site accessible et bien desservi s’impose d’autant plus que la convention rassemble des personnes venues d’endroits différents et éloignés. Veillez à ce que le lieu soit praticable par tous, y compris les personnes en situation de handicap.
Les activités et animations
Les activités et animations
La convention est avant tout l’occasion d’une prise de parole interne pour l’entreprise ou l’organisation. Une séance plénière s’impose pour faire passer les messages stratégiques, communiquer sur le bilan et les objectifs. En complément de ce temps plus ou moins solennel, des conférences, tables rondes ou ateliers permettent de nourrir l’événement par de la prospective, de la réflexion et du travail collaboratif. Ces séances studieuses pourront laisser la place à des moments conviviaux et festifs (team building, soirée de gala, etc.).
Conférences et tables rondes
La tenue d’une conférence au sein d’une convention permet de prendre de la hauteur sur un sujet commun à vos participants, ce d’autant plus qu’elle donnera la parole à une personnalité éminente ou inspirante. La table ronde sera l’occasion de partager des points de vue et des expériences, avec des intervenants directement issus de vos collaborateurs ou de votre communauté.
Ateliers
Misez sur l’intelligence collective par des ateliers ou workshops : réunis par groupes, vos participants travaillent ensemble sur des sujets ou problématiques qui les concernent au plus près.
Team building
La convention est souvent la seule occasion de rencontre entre des équipes éloignées ou des adhérents issus d’organisations différentes. Visite touristique, dégustation, activité ludique ou sportive sont autant d’opportunités de tisser et renforcer les liens entre membres de votre communauté.
Soirée festive
Après les séances solennelles et studieuses nécessaires pour faire passer les messages stratégiques, pourquoi ne pas clore votre convention par un grand moment convivial et festif ? Une soirée de gala ou dansante marquera les esprits de vos équipes ou participants.
S'organiser autour de l'événement
Restauration, hébergement, transport… Comme tout événement d’envergure, l’organisation d’une convention exige une bonne part de logistique et de préparation !
L'hébergement
Parce que la convention rassemble généralement des personnes venues des quatre coins du pays ou du monde, prévoir l’hébergement fait partie des impératifs. Hôtels ou apparts-hôtels, vous trouverez à Nantes et Saint-Nazaire une gamme étendue de possibilités.
La restauration
Café d’accueil, pauses intermédiaires, cocktail déjeunatoire ou banquets… tout au long de la convention, les temps de restauration sont autant de moments d’échanges et de convivialité. C’est aussi l’occasion de mettre en valeur les produits locaux grâce au savoir-faire de traiteurs événementiels.
Les déplacements
Vous n’aurez peut-être pas la possibilité d’organiser vous-même le déplacement de toutes les personnes conviées à la convention. La mise à disposition d’informations pratiques sur l’offre de transports depuis les différentes destinations s’avèrera alors indispensable. L'accessibilité et l'offre de transports en commun à Nantes et Saint-Nazaire faciliteront la mobilité autour du lieu de la convention.
Communiquer sur l'événement
Communiquer sur l'événement
Temps fort de la vie de votre entreprise ou communauté, la convention mérite une communication à la hauteur de l’événement. Les participants seront informés le plus longtemps possible à l’avance afin de réserver la date, avant de recevoir les informations pratiques indispensables (lieu, hébergements, transports…) et le programme. Démonstration du dynamisme de votre entreprise ou communauté, la convention s’avère une opportunité intéressante de notoriété. Vous communiquer au moment ou après l’événement sur les réseaux sociaux, ou par communiqué pour relayer les informations majeures annoncées lors de la convention.
