Votre événement
Comment organiser un événement hybride ?
Vous souhaitez rassembler vos équipes disséminées aux quatre coins de la planète sans plomber votre bilan carbone ? Vous voulez toucher une audience plus large pour votre salon professionnel ? L’événement hybride ou phygital vous permet de garder le meilleur de la rencontre professionnelle en réunissant des personnes sur un même lieu et de le rendre accessible à un public à distance. Un format qui ouvre la porte à de beaux événements… à condition d’en connaître les principes d’organisation.
Organiser un événement hybride
Nos conseils pour organiser un événement hybride réussi
Le choix de la salle
Le choix de la salle
Pour permettre le bon déroulement de votre événement, vous choisirez un lieu doté d’une salle spécialement conçue ou équipée pour l’organisation d’événements hybrides.
La capacité
Comme tout type d’événement professionnel, votre choix devra être en partie guidé par la capacité d’accueil : suffisamment grand pour garantir la sécurité et le confort de vos participants en présentiel, sans être démesuré afin de préserver une atmosphère chaleureuse sans donner l’impression que « vous ne faites pas le plein. »
Les équipements
Parce qu’elle permet de relier les publics et de leur offrir la même qualité d’expérience, la technologie constitue un élément clé dans l’organisation d’un événement hybride. Qu’elle se nomme plateau ou studio TV, la plate-forme technologique du lieu rend possible la tenue de l’événement en duplex, la captation des contenus vidéo, le live streaming pour une retransmission en direct, ainsi que des outils pour faciliter l’interactivité présentielle et distancielle.
La localisation et l'accessibilité
Qu’il s’agisse d’une assemblée générale ou d’un salon professionnel, un lieu bien desservi et accessible, y compris aux personnes en situation de handicap sera un atout pour votre public en présentiel. Concernant le volet digital de votre événement, la question de l’accessibilité numérique est aussi à étudier pour un événement hybride inclusif.
Les activités et animations
Les activités et animations
Si le contenu et le rythme sont à soigner, quel que soit le type d’événement organisé, le format hybride invite à une vigilance accrue. Nous en avons tous fait l’expérience : la concentration souffre de la distance. Autrement dit, il va falloir redoubler d’astuces à la fois pour maintenir l’engagement de votre public derrière l’écran et permettre une interaction de même niveau entre vos deux audiences.
Les quizz, sondage et jeux
En introduction ou en conclusion d’une séquence, une pause ludique permettra de dynamiser le programme… et de réveiller les éventuels assoupis ! Tests de connaissances, questions-réponses, quizz… de nombreuses solutions existent pour que tout le monde puisse participer, en ligne ou via son smartphone.
La remise de prix
Décerner un trophée à une équipe, récompenser un projet en lien avec vos valeurs… quel que soit son objectif, une remise de prix présente une opportunité d’animation stimulante pour animer votre événement hybride. Animation garantie si le vote a lieu en direct !
Le networking
Échanger avec ses pairs, rencontrer de potentiels clients ou partenaires… le networking arrive en tête des motivations pour participer à un événement professionnel. En tant qu’organisateur d’un événement hybride, vous pourrez vous appuyer sur des solutions technologiques pour permettre le réseautage entre les différents publics, qu’ils soient sur place ou à distance.
S'organiser autour de l'événement
En amont ou le jour J, l’événement hybride requiert autant de préparation et de logistique que sa version en présentiel. Vous pouvez heureusement vous appuyer sur des professionnels aguerris.
La restauration
Du café d’accueil à la pause déjeuner, assurez-vous d’une offre de restauration disponible pour vos participants sur place, soit par la présence de restaurants à proximité soit en organisant une restauration in situ : food truck, traiteur, etc. Pour maintenir le lien avec votre public à distance, vous pourrez proposer des contenus à la demande pendant ces temps de pause.
La billetterie
Une solution de billetterie en ligne vous permettra de gérer les inscriptions à la fois pour l’événement à distance et pour le présentiel.
Les prestataires
Parce qu’un événement de qualité est une affaire de professionnels, nous vous mettons en relation avec notre réseau d’adhérents chevronnés pour les différents volets ou pour l’organisation complète de votre événement hybride : sites réceptifs, prestataires de services, agences événementielles, etc.
Communiquer sur l'événement
Communiquer sur l'événement
Informez vos publics le plus en amont possible de la date afin qu’ils se rendent disponibles au moment de l’événement. Si le choix du format leur appartient, soyez le plus précis possible sur le programme et les éventuelles différences entre le présentiel et le distanciel (sans pour autant vous priver de réserver quelques surprises). Le volet digital vous donnera l’occasion d’accroître la visibilité de votre événement le jour J et au-delà par la diffusion de contenus en replay.
