Avant de procéder à la location de la salle, vous aurez, en tant qu’organisateur, un certain nombre de questions à vous poser. Quel type de lieu choisir ? Comment devront être organisés les espaces ? Avec quel équipement ?

Si vous avez bien réfléchi en amont au contenu de la soirée, votre choix de salle n’en sera que plus judicieux !

Le type de lieu

Choisissez un lieu adapté au type de soirée que vous souhaitez organisez : un restaurant ou un club pour une soirée conviviale et festive, un cadre prestigieux comme un château ou un centre de congrès pour une soirée de gala, un lieu insolite et décalé si vous souhaitez surprendre vos invités ou encore un lieu culturel ou historique.

La capacité et l'organisation des espaces

Veillez à ce que le lieu soit adapté à la fois au nombre de participants (notamment si vous accueillez un public externe) mais aussi aux animations prévues pendant la soirée : aurez-vous besoin d’une scène pour un spectacle ? d’une piste de danse ? Pensez aussi à la commodité des espaces, afin que vos convives puissent se déplacer facilement.

Les équipements

Selon le programme de la soirée, vous pourrez avoir besoin d’équipements divers : un pupitre pour les discours, un équipement son et lumière, des écrans géants si les participants sont nombreux, tables et chaises en fonction du mode de restauration choisi.

La localisation et l'accessibilité

Parce que votre événement se déroule le soir, vous devrez porter une attention particulière à sa localisation et son accessibilité : le lieu est-il bien desservi par des transports en commun jusqu’à une heure avancée, est-il situé dans un environnement sûr, y a-t-il des hébergements à proximité ? Vous pouvez aussi organiser vous-même le transport de vos hôtes.

Rien de tel qu’une bonne animation (ou plusieurs !) pour rythmer votre soirée et divertir vos invités. Choisissez-les en fonction de l’ambiance que vous souhaitez créer, et du thème de la soirée s’il y en a un. Voici quelques exemples pour vous mettre sur la voie !

Spectacle

Sortez le grand jeu, offrez un spectacle à vos invités : chanson, cirque, théâtre, humour…Faites entrer les artistes !

Animation culinaire

Ateliers culinaires, préparations gastronomiques en direct, dégustations…Thème fédérateur s’il en est, la gastronomie offre une multitude d’idées d’animations gourmandes.

Animation musicale

Soirée dansante, DJ, groupe de musique, karaoké, quizz musical… optez pour une soirée résolument festive !

Jeux

Quizz, jeux de société, jeux d’adresses…marquez des points avec des activités ludiques et favorisez l’esprit d’équipe.

Si la date de la soirée est à diffuser au plus tôt pour vous assurer de la présence de tous vos invités, vous pourrez communiquer ultérieurement sur le lieu, le programme et les informations pratiques. N’hésitez pas à privilégier la sobriété dans vos outils de communication pour une démarche éco-responsable.