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Comment organiser un séminaire ?
Parce qu’il représente un moment à part dans la vie de l’entreprise, l’organisation d’un séminaire à Nantes ou Saint-Nazaire mérite qu’on s’y attelle avec soin. Choix du lieu, organisation des séquences de travail, activités de détente, restauration… Pour qu’il laisse un souvenir indélébile, rien ne doit être laissé au hasard.
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Nos conseils pour organiser un séminaire réussi
Le choix de la salle
Le choix de la salle
En ville ou en pleine nature, dans un cadre d’exception ou dans un lieu insolite, le site est l’occasion de dépayser vos participants. Fonctionnel et confortable pour optimiser les temps de travail, il devra offrir un cadre propice à la détente.
La capacité
De moins de 10 à plusieurs centaines, le nombre de participants varie d’un séminaire à l’autre. La capacité d’accueil sera donc l’un des premiers critères à prendre en compte pour le choix du lieu.
L'organisation et l'espace
Le séminaire comporte le plus souvent des séances de travail par petits groupes avec des temps de restitution collective. Assurez-vous que la configuration des lieux permette cette organisation. Si vous êtes nombreux, vous pourrez avoir besoin de plusieurs salles pour les séances de travail. L’important est de pouvoir réunir l’ensemble des participants dans un grand espace au moins pour un temps de partage commun.
Les équipements
Vous aurez sûrement besoin de projeter un support de présentation pour faire passer les messages importants à vos collaborateurs. Assurez-vous d’avoir les équipements nécessaires et adaptés au nombre de personnes (écran, vidéo-projecteur, micros…). Pensez également au matériel indispensable pour animer les séances de travail : paperboards, tableaux, blocs notes, etc.
La localisation et l'accessibilité
Afin d’optimiser le temps consacré au séminaire à Nantes ou Saint-Nazaire, vous aurez intérêt à choisir un lieu facilement accessible ou à organiser le trajet de vos collaborateurs. La localisation choisie dépend également du type d’activités que vous souhaitez proposer en marge des séances de travail : découverte de la ville, activités en pleine nature ou en bord de mer, etc.
Les activités et animations
Les activités et animations
Que votre séminaire dure un ou plusieurs jours, vous pouvez le concevoir avec une partie du temps dédiée à la réflexion et une autre à des activités de détente ou de team-building, avec des idées d’animation originales.
Les réunions collectives
Selon les attendus de l’événement, le séminaire pourra être constitué d’une seule réunion collective ou alterner sessions de travail en groupes et temps de partage en commun. En ouverture du séminaire, les réunions collectives permettent à la fois de lancer l’événement, de rappeler les objectifs et le déroulé. En clôture, elles permettent à la fois de conclure la séquence et de remercier les participants.
Les ateliers de travail
Le séminaire est l’occasion de faire réfléchir ses collaborateurs ensemble et au même moment sur un sujet commun. Ces séances de travail par petits groupes favorisent le croisement et le partage d’idées entre collaborateurs. Elles permettent d’avancer collectivement sur les grandes lignes d’une stratégie ou sur un projet spécifique. Elles font généralement l’objet d’une restitution collective.
L’animation des temps de travail
N’hésitez pas à faire appel à des professionnels de l’animation pour dynamiser les temps forts de votre séminaire, sur un mode sérieux ou plus fantaisiste : warm-up, saynètes théâtrales, improvisation… Ou comment travailler en s’amusant !
Team building
L’organisation d’un séminaire est généralement l’occasion de développer la cohésion d’équipe et de motiver ses collaborateurs et. Après les séances de travail, place au temps ludiques et conviviaux ! En intérieur ou à l’extérieur, ce ne sont pas les idées d’animations qui manquent. Qu’elles soient plutôt sportives, gastronomiques ou culturelles, les activités choisies devront avant tout être accessibles à tous et en accord avec les valeurs de l’entreprise.
S'organiser autour de l'événement
Comment organiser les déplacements de vos participants ? Quel hébergement choisir ? Dans quel type de salle organiser le repas de séminaire ? Des questions à la fois pratiques et stratégiques pour un séminaire réussi !
L'hébergement
Si votre séminaire se déroule sur plusieurs jours, ou s’il se tient dans une autre ville, vous devrez organiser l’hébergement de vos équipes. Choisissez un hôtel proche ou facilement accessible du lieu de séminaire. Vous avez également la possibilité d’organiser l’hébergement et le séminaire sur un même site, autrement dit un séminaire résidentiel. Nombre d’hôtels proposent en effet des salles de réunion entièrement équipées.
La restauration
Café d’accueil, pause sucrée de la matinée, goûter, repas… même si votre séminaire se déroule sur une seule journée, plusieurs temps de restauration sont à prévoir. Pour le déjeuner, vous pourrez privilégier un buffet ou des plateaux repas pour ne pas trop empiéter sur les activités de l’après-midi. Les repas assis au restaurant sont généralement l’occasion de passer plus de temps ensemble, par exemple le soir ou pour clore l’événement. De nombreux lieux d’accueils de séminaires proposent leurs propres solutions de restauration.
Les déplacements
Parce que votre séminaire va rassembler dans un même lieu et au même moment l’ensemble de vos collaborateurs ou participants, il vous faudra doute organiser les déplacements : trajets aller et retour, déplacements sur les différents sites du séminaire le cas échéant. Privilégier des transports collectifs (co-voiturage, bus ou tram, car…) vous permettra de limiter l’impact environnemental de votre événement. C’est aussi un moyen de mettre vos participants dans l’ambiance du séminaire dès le trajet, par exemple en proposant des animations.
Communiquer sur l'événement
Communiquer sur l'événement
Dès que vous le pouvez, communiquez les informations relatives au séminaire à vos salariés : date, lieu, modalités de déplacement, déroulé de l’événement… Des informations sur le lieu et le programme peuvent être un bon moyen de mettre en appétit vos participants, à moins que vous ne préfériez leur laisser la surprise ! Si vous êtes adepte des méthodes collaboratives, confier l’organisation du séminaire à un groupe de salariés peut être une bonne option !
Organiser un séminaire
